15 نکته طلایی مهم انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب برای شما
در ادامه موارد مهمی که راهنمای خرید شما برای برگزیدن بهترین و مناسب ترین دستکاه حضور و غیاب هستند را بیان میکنیم:
1. نوع ارتباط و چگونگی انتقال داده‌ها
دستگاههای حضور و غیاب و کنترل تردد موجود در بازار ایران، چه ساخت داخل و چه سیستمهای کره‌ای و چینی وارداتی، با توجه به محدودیت‌های کاربران، روش‌های مختلفی را برای انتقال اطلاعات از دستگاه به نرم‌افزار حضور غیاب ارائه نموده‌اند که از مرسوم‌ترین و پراستفاده‌ترین آن‌ها میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- از طریق وای فای (Wifi) یا بی‌سیم (Wireless)
- فلش (USB)
- به‌صورت آنلاین
- از طریق شبکه LAN (TCP/IP)
به‌صورت کلی انتقال اطلاعات در سامانه حضور غیاب به یکی از روش‌های فوق صورت میگیرد.
2. امکان دسترسی آنلاین به سامانه حضور و غیاب
اگر شرایط کاری شما به‌گونه‌ای است که نیاز دارید در هر ساعت و هر مکان، کارکنان خود را زیر نظر بگیرید و نحوه کار آن‌ها را ارزیابی کنید باید امکان دسترسی آنلاین به سامانه حضورغیاب را هم مدنظر داشته باشید.
آیا دستکاه حضور غیاب تشخیص چهره امکان دسترسی آنلاین به سامانه حضوروغیاب را دارد؟
3. کشور تولیدکننده و برند دستگاه
باید قبل از خرید درباره برند، کیفیت، قابلیت‌ها و کشور سازنده دستگاه تحقیق کرده و از شرکت‌های معتبر خرید کنید؛ زیرا سرعت، کیفیت و فنّاوری محصول در میزان بهره‌وری سیستم، بسیار اهمیت دارد. در ادامه قصد داریم به معرفی چند برند معروف و معتبر رایج در بازار ایران بپردازیم.
از بهترین برندهای دستگاه حضور غیاب میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- برند سوپریما (Suprema): برند کره‌ای سوپریما که یکی از معروف‌ترین و پرطرفدارترین برندهای دستگاه حضور غیاب است. این دستگاه دارای بهترین فناوری برای تشخیص اثرانگشت است.
- برند ویردی (Virdi): یکی دیگر از بهترین برندها، که دفتر مرکزی آن در شهر سئول کره جنوبی واقع‌شده است و در بازار ایران بسیار پرفروش می‌باشد؛ برند ویردی است که سابقه ارائه آن در بازار ایران بیش از 15 سال است! سیستمهای بیومتریک این برند (دستگاه حضور و غیاب virdi)، بهترین کیفیت و مناسب‌ترین قیمت را در میان سیستمهای مشابه در بازار دارد.
- برند ZKteco: برند ZK یک برند چینی معروف است که با تولید دستگاههای تشخیص هویت بیومتریک، یکی از شرکت‌های برتر در این حوزه می‌باشد.
برندهای عنوان شده، 3 مورد از برندهای کره ای و چینی پرطرفدار و مطرح در بازار ایران هستند.
4. در نظر گرفتن محل نصب و شرایط محیط کار
یکی دیگر از عوامل مهم در انتخاب دستگاه، محیط کار و نوع فعالیت شماست. برای مثال: اغلب در محیط‌های کارگاهی و صنعتی که کارکنان با مواد شیمیایی کار می‌کنند، امکان مشکل در تشخیص اثرانگشت وجود دارد. پس دستگاههای کارتی و تشخیص چهره و عنبیه بهترین انتخاب خواهند بود. باید توجه داشته باشید که بهترین مکان برای قرار دادن این دستگاه، در قسمت ورودی است؛ زیرا افراد در هنگام ورود یا خروج می‌توانند به‌راحتی، اطلاعات تردد خود را ثبت کنند.
انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید متناسب با نوع صنعت صورت گیرد تا فرآیند شناسایی و احراز هویت کاربر به بهترین نحو ممکن انجام شود.
5. گارانتی، خدمات پس از فروش و نحوه پشتیبانی
به‌طورمعمول سیستم حضورغیاب اصلی و باکیفیت، باید دارای گارانتی معتبر و خدمات پس از فروش باشد. به همین منظور قبل از خرید دستگاه، توجه به شرایط ارائه خدمات و نحوه پشتیبانی شرکت فروشنده، ضروری است. نمایندگی‌های معتبر فروش محصولات الکترونیکی و به‌ویژه سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد، دستگاه را با گارانتی تعمیر یک‌ساله ارائه می‌نمایند. شاید لازم باشد بدانید که در صورت آسیب دستگاه به دلایل زیر، دستگاه از اعتبار گارانتی خارج می شود:
- ایجاد هرگونه خدشه یا وارد شدن هرگونه آسیبی به کارت گارانتی و هولوگرام دستگاه
- عدم مطابقت شماره سریال کارت گارانتی با سریال دستگاه
- وارد شدن هرگونه صدمه فیزیکی به دستگاه
- نوسان برق
- باز کردن و تعمیر دستگاه توسط افراد غیرمجاز
- نفوذ مایعات به سیستم
- به‌روزرسانی Firmware دستگاه بدون هماهنگی با شرکت و از منابع غیرمجاز
- نصب و راه‌اندازی توسط افراد غیرمجاز
پس قبل از خرید، نصب و راه‌اندازی سیستم، از ارائه خدمات کامل سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و به‌موازات آن، گارانتی معتبر دستگاه، اطمینان حاصل فرمایید.
6. قیمت مناسب و بودجه شرکت
بعد از بررسی نیاز مجموعه و تعداد کارکنان، عامل تأثیرگذار در انتخاب مدل دستگاه، قیمت و بودجه موردنظر کارفرماست! معمولاً دستگاههای تردد کارتی و رمز دارای قیمت‌های کمتر و سیستمهای بیومتریک اثرانگشت، چهره و عنبیه دارای قیمت‌های بیشتری هستند. نکته حائز اهمیت این است که انتخاب دستگاه باکیفیت، با توجه به عملکرد مناسب، دقت و سرعت در انجام محاسبات موردنیاز و امکان جلوگیری از تقلب و خطاهای کاربری، در بلندمدت در کاهش هزینه‌های کارفرما، چه ازنظر زمان و چه نیروی انسانی، تأثیر به سزایی خواهد داشت.
آیا قیمت دستگاه با بودجه ما هم‌خوانی دارد؟
7. داشتن نرم‌افزار حضور غیاب یا اپلیکیشن
برای راحتی کار مدیران و نظارت به عملکرد کارمندان ، نرم‌افزارهایی طراحی‌شده که با دریافت اطلاعات تردد افراد از دستگاههای حضور و غیاب، گزارش عملکرد هر کاربر را بر اساس برنامه و شیفت تعیین‌شده برای او، ارائه خواهد داد. قیمت نرم‌افزار حضور و غیاب بر اساس امکانات، قابلیت‌ها و نوع نصب، گزارش‌های قابل‌ارائه، تعداد پرسنل، تعداد دستگاه ورود و خروج و نوع نرم‌افزار متفاوت می‌باشد. به‌طورکلی، نرم‌افزارهای حضور و غیاب در 3 نوع تحت وب، ویندوز و آنلاین ارائه می‌شود که جزئیات هرکدام به شرح زیر می‌باشد:
- نرم‌افزار تحت وب : در نسخه وب نرم‌افزار، الزامی برای نصب برنامه روی سیستم کامپیوتری شخص وجود ندارد و کاربران با واردکردن لینک دسترسی در مرورگر خود، می‌توانند به محیط نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.
- نرم‌افزار آنلاین : این نرم‌افزار مشابه نرم‌افزار تحت وب است با این تفاوت که شما با داشتن اینترنت می‌توانید در هر زمان و مکانی از سیستم حضوروغیاب خود استفاده کنید.
- نرم‌افزار سیستم‌عاملی یا ویندوزی : در این حالت، برای دسترسی به محیط نرم‌افزار، لازم است که برنامه بر روی سیستم افراد (کامپیوتر یا موبایل) نصب شود.
امکان اتصال دستگاه حضور غیاب به نرم‌افزار یک ویژگی بسیار مهم است، چرا که دستگاه ساعتزنی به تنهایی فقط عمل ثبت تردد را انجام می‌دهد و اموری مانند گزارش گیری یا تعیین دسترسی افراد به اطلاعات تردد و… بر عهده نرم افزار حضور و غیاب است.
8. کیفیت و سرعت سیستم حضور غیاب
در هنگام خرید دستگاه ابتدا به برند آن دقت کرده، سپس دستگاهی باکیفیت و سرعت قابل‌قبول را انتخاب کنید. اگر تعداد پرسنل شما زیاد است، بهتر است دستگاهی که دارای دقت و سرعت شناسایی بالا است را انتخاب نمایید. معمولاً در مکان‌های پرتردد از سیستمهای تشخیص چهره یا اثرانگشت استفاده می‌شود.
9. اعتبار مجموعه‌ی فروشنده
باید دقت کنید که هنگام خرید سیستم حضور غیاب به شرکتی مراجعه کنید که به‌اندازه کافی شهرت و محبوبیت داشته باشد تا گارانتی و خدمات پس از فروش معتبری به شما ارائه دهند. همچنین خیال شما ازنظر کیفیت بالا و اصالت دستگاه راحت باشد. اطلاع از مزایای خرید از نمایندگی دستگاه حضور و غیاب معتبر، میتواند کاربر را ترغیب نماید که خریدی مطمئن از مرجعی معتبر داشته باشد.
10. داشتن باطری داخلی یا امکان اتصال به (UPS)
اگر امکان قطعی برق در محل نصب سامانه ورود و خروج وجود دارد یا نیاز است که به‌صورت سیار از آن استفاده کنید، بهتر است در هنگام خرید، سیستم انتخابی شما دارای باتری داخلی (Ups) باشد و یا امکان اتصال به UPS را داشته باشد تا در هنگام قطع شدن برق، برق موردنیاز دستگاه تأمین‌شده و ثبت ورود و خروج کارمندان امکان‌پذیر باشد.
11. نحوه‌ی انجام تنظیمات و مدیریت سیستم حضور غیاب
از دیگر موارد مهم در انتخاب سیستم حضور و غیاب، منوی آسان و راحتی انجام تنظیماتی چون: تعریف و حذف کاربر، تنظیم ارتباط دستگاه و نرم‌افزار، دریافت اطلاعات تردد از دستگاه، تنظیم ساعت و تاریخ و… برای کاربر می‌باشد. معمولاً در دستگاههای ساعت زنی، تنظیمات به دو صورت آنلاین (از طریق نرم‌افزار) یا به‌صورت آفلاین (دسترسی مستقیم به دستگاه حضوروغیاب) انجام‌پذیر است که با توجه به شرایط نصب و نیاز کاربر، سطح دسترسی و شرایط محیطی، می‌توانید در هنگام خرید یکی از دو حالت را انتخاب کنید.
12. امکان استفاده از دستگاه در سیستم تردد
اگر کاربر مایل به استفاده از سیستم حضور غیاب در کنار گیت کنترل تردد باشد، به‌طوری‌که در صورت شناسایی کاربر توسط سامانه حضورغیاب و تائید کاربر، امکان باز شدن مسیر تردد گیت امکان‌پذیر شود (مشابه سیستم گیت تردد در مترو)، در این صورت باید از سیستم حضور غیابی دارای خروجی (رله، سریال، ویگند و…) استفاده نماید که اصطلاحاً به این سیستم، دستگاه کنترل تردد، کنترل دسترسی یا اکسس کنترل میگویند.
امکان استفاده از دستگاه حضوروغیاب در سیستم تردد آیا دستگاه موردنظر امکان استفاده در سیستم کنترل تردد را دارد؟
این دستگاه‌ها امکان نصب و اتصال به انواع گیت کنترل تردد و یا کنترل باز و بسته شدن درب بااتصال به قفل‌های الکتریکی (مانند عابر بانک‌هایی که برای ورود به محل دستگاه، ابتدا باید کارت خود را بکشید و سپس درب برای شما باز می‌شود) رادارند. این ویژگی نوعی قابلیت محسوب می‌شود که در زمان خرید باید به آن توجه کنید و طبیعتاً سیستمی که این امکان را دارد، قیمت بیشتری نیز خواهد داشت.
آیا دستگاه موردنظر امکان استفاده در سیستم کنترل تردد را دارد؟
13. ظاهر دستگاه ثبت ورود خروج و قابلیت‌های جانبی آن
اگر شکل ظاهری دستگاه، ابعاد و امکاناتی مانند قابلیت شناسایی از طریق اثرانگشت، چهره، کارت، رمز، تشخیص عنبیه، ارتباط شبکه، خروجی Usb، امکان اتصال به سیستم Bms، اعلام حریق و… برای کارفرما اهمیت دارد باید در هنگام خرید به این فاکتورها بسیار توجه کنید.
14. نظرات و تجربه دیگر مشتریان
همان‌گونه که ذکر کردیم با توجه به قابلیت‌ها و کیفیت بالای این دستگاه‌ها، اکثر افرادی که آن‌ها را تهیه‌کرده‌اند، از خرید خود راضی بوده‌اند. به همین دلیل با توجه به رضایت یا عدم رضایت افراد، می‌توانید برای خرید دستگاه اقدام کنید. به‌طورکلی نظرات و تجربه دیگر مشتریان یکی دیگر از عوامل مؤثر بر فروش دستگاه و تصمیم‌گیری دقیق‌تر است.
15. نحوه تخمین تعداد دستگاه حضور غیاب موردنیاز
بر اساس تعداد کارکنان مجموعه، تعداد ورودی و خروجی مجموعه و زمان تردد، تعداد دستگاه موردنیاز مشخص خواهد شد. به‌عنوان‌مثال در کارخانه‌ها در هنگام رسیدن سرویس، ممکن است بیش از 500 نفر، به‌صورت هم‌زمان بخواهند تردد خود را ثبت کنند. درواقع تعداد سیستم موردنیاز، با توجه به بزرگی مجموعه و بودجه قابل‌تغییر است. درنتیجه باید به تعدادی در محل نصب شود که در زمان پیک تردد، از ایجاد بی‌نظمی و صف‌های طولانی جلوگیری نماید. انتخاب سیستم حضور و غیاب مناسب، باید با حساسیت لازم و شناخت عوامل تأثیرگذار در خرید دستگاه حضور غیاب صورت گیرد تا محصول برایمان کاربردی باشد و بتوان از همه امکانات آن به‌خوبی بهره‌مند شد. در واقع بهترین دستگاه حضور و غیاب ویژگی های زیر را دارد:
- قیمت منطقی و متناسب با امکانات و کاربردهای دستگاه حضور و غیاب
- قابلیت ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به رفت و آمد کاربران در بلندمدت
- قابلیت اتصال به نرم افزارهای مختلف جهت ارائه آمارهای کاربردی برای مدیریت
- استحکام بدنه و بهره مندی از متریال های درجه یک در ساخت دستگاه
- بهره مندی از گارانتی معتبر و خدمات پس از فروش از سمت شرکت ارائه دهنده
- امکان سرویس و تعمیر دستگاه توسط نمایندگی رسمی داخل کشور
- بهره مندی از آخرین تکنولوژی های روز دنیا
- استفاده از متدهای پیشرفته اعتبارسنجی جهت به حداقل رساندن خطای دستگاه حضور و غیاب
- امکان تعریف حالت های مختلف برای کاربران و انعطاف پذیری دستگاه ها
شایان ذکر است این معیارها می توانند به عنوان معیارهای اصلی خرید دستگاه حضور و غیاب استفاده شوند. پس در حین خرید حتماً این موارد را در نظر داشته باشید.
سوالات متداول
در ادامه به سوالات مهم و پرتکرار کاربران در خصوص انتخاب بهترین سیستم ورود و خروج می پردازیم:
بهترین سیستمهای حضور و غیاب موجود در ایران متعلق به کدام برند است؟
دستگاههای کنترل تردد و حضور غیاب کره ای برند Virdi و Suprema و همین طور برند چینی Zkteco با توجه به برخورداری از قیمت مناسب، تنوع مدل، تکنولوژی روز و کیفیت خوب جایگاه ویژه ای در بازار ایران و کاربران ایرانی دارند.
آیا منظور از بهترین دستگاه حضور و غیاب، گران ترین دستگاه حضور غیاب است؟
خیر، الزاما گرانترین سیستم ثبت تردد، بهترین نیست! بر اساس نیاز مجموعه، تعداد کاربران و تکنولوژی مورد نیاز میتوان بهترین سیستم حضور و غیاب مورد نیاز را انتخاب نمود.
شرایط محیط کار چگونه در انتخاب دستگاه حضور غیاب تاثیر میگذارد؟
برای مثال اگر در محیط کار شما گرد و غبار و رطوبت زیاد است بهتر است دستگاهی انتخاب کنید که در برابر این موارد مقاوم باشد. یا اگر تعداد پرسنل زیاد است دستگاهی با سرعت و ظرفیت ثبت اطلاعات بالا انتخاب کنید. پوشش کارکنان هم یک پارامتر تاثیرگذار در انتخاب دستگاه های بیومتریک است.
در صورت دور کار بودن کارمندان چه سیستم حضور و غیابی انتخاب کنیم؟
در این حالت دستگاه ساعت زنی کاربردی نخواهد داشت و میتوان از نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین استفاده کرد.
چگونه دستگاهی انتخاب کنیم که کمترین خطا و امکان تقلب را داشته باشد؟
دستگاههای حضور و غیاب بیومتریک کمترین امکان دور زدن را دارند. توجه کنید که دستگاه انتخابی مجهز به تکنولوژی شناسایی افراد زنده باشد.
سخن پایانی
بهترین سیستم حضور غیاب ممکن است برای هر مجموعه به تناسب فعالیت هایی که می کنند تفاوت داشته باشد. فروشگاه جهان گستر پارس بهترین دستگاه حضور و غیاب را با توجه به شرایط فعلی بازار ایران و نیاز های مشتری ارائه می دهد. شما عزیزان می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر و آگاهی از قیمت دستگاه حضور و غیاب موردنظرتان، با کارشناسان فروش جهان گستر پارس در تماس باشید.
منبع: suprema