استفاده از سیستم های هوشمند حضور و غیاب برای بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها یک امر ضروری است. این سیستم‌ها به کمک فناوری‌هایی مثل بیومتریک کارت‌های RFID تشخیص چهره و حتی اپلیکیشن‌های موبایلی به کارفرمایان و مدیران کمک می‌کنند تا حضور کارکنان خود را به صورت دقیق‌تر و با کمترین خطا ثبت کنند. اما آیا این سیستم‌ها همیشه به درستی کار می‌کنند؟ تجربه شخصی من از خرید و استفاده از یک سیستم حضور و غیاب هوشمند شاید جواب برخی از این سوالات باشد.
انتخاب و خرید سیستم حضور و غیاب
مدتی پیش تصمیم گرفتم برای آموزشگاه و مدرسه کوچکی که در آن مشغول به کار هستم یک دستگاه حضور و غیاب دانش آموزان تهیه کنم. بعد از بررسی چندین مدل از برندهای مختلف و مشورت با دوستان و همکاران به یک دستگاه با قابلیت تشخیص چهره و اثر انگشت رسیدم. دستگاهی که انتخاب کردم علاوه بر قیمت مناسب امکانات خوبی از جمله اتصال به شبکه وای‌فای گزارش‌گیری آنلاین و نرم‌افزار موبایلی داشت.
سوالی که پیش می‌آید این است که آیا این سیستم‌ها در برابر شرایط نوری مختلف مقاوم هستند؟ بستگی به نوع دستگاه دارد. برخی دستگاه‌ها در شرایط نوری ضعیف‌تر عملکرد خوبی دارند اما برای اطمینان بیشتر پیشنهاد می‌شود دستگاه‌هایی با قابلیت تنظیم نور خریداری کنید.
نصب و راه‌اندازی
راه‌اندازی اولیه دستگاه نسبتا ساده بود؛ دستگاه را به برق زدم با استفاده از اپلیکیشن موبایل که همراهش بود به وای‌فای متصل شدم و شروع به ثبت اثر انگشت و چهره دانش آموزان کردم. در ابتدا همه چیز خوب پیش می‌رفت. دستگاه به درستی کار می‌کرد و دانش آموزان نیز از سرعت عملکردش راضی بودند. اما مشکلات از جایی شروع شد که با برخی از خطاهای سیستمی مواجه شدم.
مشکلات پیش آمده و چالش‌های فنی
یکی از اولین مشکلاتی که با آن مواجه شدم عدم تطابق دقیق تشخیص چهره با شرایط نوری محیط بود. در محیط‌هایی با نور کم یا زیاد دستگاه گاهی اوقات نمی‌توانست چهره پرسنل و کاربران را به درستی تشخیص دهد. به عنوان یک راه‌حل موقت مجبور شدم تنظیمات نوری محیط را اصلاح کنم اما باز هم در برخی مواقع خطاهایی رخ می‌داد.
مشکل دوم مربوط به گزارش‌های خروجی بود. از آنجایی که دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار موبایلی متصل می‌شد انتظار داشتم که گزارش‌های حضور و غیاب به صورت آنلاین و دقیق ارائه شود. اما چندین بار با خطاهایی مثل تاخیر در ارسال گزارشات یا ثبت اشتباه زمان مواجه شدم. با پشتیبانی شرکت تماس گرفتم و آنها پیشنهاد کردند که نرم‌افزار را به آخرین نسخه به‌روزرسانی کنم و برخی تنظیمات شبکه را تغییر دهم. این کار تا حدودی مشکل را حل کرد اما همچنان در برخی موارد مشکلات باقی ماندند.
| جدول مشکلات و راه‌حل‌ها | ||
| مشکل | راه‌حل پیشنهادی | نتیجه نهایی |
| تشخیص نادرست چهره در نور کم | تنظیم نور محیط یا استفاده از اثر انگشت | بهبود نسبی اما نه کامل |
| تاخیر در ارسال گزارش‌ها | به‌روزرسانی نرم‌افزار و تنظیمات شبکه | کاهش تاخیر اما گاهی همچنان وجود دارد |
| ثبت اشتباه زمان | تنظیم مجدد دستگاه و هماهنگی با ساعت شبکه | بهبود چشمگیر |
کار با نرم‌افزار موبایلی
یکی از ویژگی‌های جذاب این سیستم امکان استفاده از اپلیکیشن موبایلی برای مدیریت و نظارت بر حضور و غیاب بود. با استفاده از این اپلیکیشن می‌توانستم به راحتی گزارش‌های روزانه هفتگی و ماهانه کارکنان را بررسی کنم و حتی برای آنها پیام‌های هشدار ارسال کنم. این بخش از سیستم کارکرد خوبی داشت و توانست به کاهش زمان مدیریت حضور و غیاب کمک کند. اما از طرفی نیاز به اتصال مداوم به اینترنت و مشکلات شبکه گاهی عملکرد نرم‌افزار را مختل می‌کرد.
سوال: آیا سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند برای شرکت‌های کوچک مناسب هستند؟
بله حتی برای شرکت‌های کوچک هم استفاده از این سیستم‌ها می‌تواند باعث کاهش خطاهای انسانی و بهبود مدیریت منابع انسانی شود.
نتیجه‌گیری
استفاده از سیستم حضور و غیاب هوشمند می‌تواند برای شرکت‌ها بسیار کارآمد باشد به شرطی که دستگاه و نرم‌افزار همراه آن به درستی کار کنند. تجربه شخصی من نشان می‌دهد که هرچند این سیستم‌ها قابلیت‌های فوق‌العاده‌ای دارند اما همچنان نیاز به تنظیمات دقیق و پشتیبانی قوی دارند. اگر قصد خرید چنین سیستمی را دارید پیشنهاد می‌کنم قبل از خرید با توجه به نیازهای شرکت خود تحقیق کنید و از پشتیبانی فنی شرکت ارائه‌دهنده اطمینان حاصل کنید.
معمولا سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند با نرم‌افزارهای کاربرپسندی عرضه می‌شوند که نیاز به دانش فنی پیچیده‌ای ندارند. اما در صورت بروز مشکل بهتر است با تیم پشتیبانی تماس بگیرید.